Practical Course Coordinator - Madrid | IR130

Improve International was established in 1998 by a group of veterinary surgeons from across the UK. We run Continuous Professional Development training from veterinary professionals to help develop the skills and knowledge required in practice. 

Our programmes utilise a combination of review lectures, case-based discussion and, where applicable, hands-on practical sessions. Within Improve we also have the function of ‘The International School of Veterinary Postgraduate Studies (ISVPS)’. This function is dedicated to providing veterinary surgeons, nurses and technicians with high quality, achievable qualifications that are recognised internationally. We are an international organisation with offices in the UK and Portugal. 

Manage practical course within a veterinary sector. Liaise with delegates, speakers and the venue to ensure the successful delivery of set programs.

Gestionar cursos prácticos veterinarios y las instalaciones de Improve Veterinary Education. Estar en contacto con los alumnos, ponentes y coordinar lo relativo a la sesión presencial para garantizar el éxito de los programas establecidos.

• Management of stocks in the training venue and rooms´ reservation.
• Organisation of material and equipment in the facilities.
• Preparation of shipments and collections of materials and equipment for training courses in external venues.
• Preparation and management of live streaming sessions.
• Administration of workshops, preparation of documentation for each course, including notes, forms, certificates and evaluation forms.
• Preparing and setting up the practice room for the courses, including the arrangement of relevant equipment, animal handling and care/maintenance of surgical equipment. Collect and clean up after the practical course.
• Liaise with delegates and speakers to ensure the smooth delivery of the courses.
• Liaise with the rest of the Ops team for coordination and preparation of everything required during the training.
• Actively promote future courses to trainees attending the courses. 
• Occasionally attend trade fairs and corporate events.
• To be present at the Madrid office from Monday to Friday from 9am to 6pm (with a lunch break). One weekend a month will be worked.

• Gestión de los stocks en el local formativo y las reservas de salas.
• Organización del material y los equipos del local de formación.
• Preparación de los envíos y recogidas de materiales y equipos para las formaciones en locales externos.
• Preparación y gestión de las sesiones retransmitidas en directo (streaming).
• Administración de los cursos prácticos, preparación de la documentación de cada curso, incluidas apuntes, registros, certificados y formularios de evaluación.
• Preparar y montar la sala de prácticas para los cursos, incluida la disposición del equipo pertinente, el manejo de los animales y cuidado/mantenimiento del equipo quirúrgico. Recoger y limpiar después de la impartición del curso práctico.
• Servir de enlace con los alumnos y ponentes para garantizar la correcta prestación de los cursos.
• Estar en contacto con el resto del equipo de operaciones para la coordinación y preparación de todo lo necesario durante la formación.
• Promover activamente futuros cursos entre los alumnos que asistan a los cursos. 
• Ocasionalmente asistir a ferias y eventos corporativos.
• Estar presente en el local de Madrid en horario de lunes a viernes de 9 a 18h (con pausa para comer). Se trabajará un fin de semana al mes.

• Knowledge of the surgical procedures in the veterinary clinic and with the associated instruments and equipment is essential.
• Demonstrable interpersonal skills, customer service and group management.
• Excellent organisational skills and ability to work under pressure and meet deadlines.
• Good computer skills.
• Able to lift light equipment and heavy items in preparation for room layout.
• Flexible and willing to work one weekend a month, with occasional travel.
• Good oral and written communication skills in Spanish and intermediate level of English.

• Imprescindible estar familiarizado con los procedimientos quirúrgicos vigentes en la clínica veterinaria y con el instrumental y los equipos asociados.
• Habilidades interpersonales demostrables, atención al cliente y gestión de grupos.
• Excelentes dotes de organización y capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos.
• Buenos conocimientos de informática.
• Capaz de levantar equipos ligeros y elementos pesados en la preparación de la distribución de salas.
• Flexible y dispuesto a trabajar un fin de semana al mes, con desplazamientos ocasionales.
• Buenas dotes de comunicación oral y escrita en español y nivel medio de inglés.

Annual Leave Entitlement: 23 annual leave days plus public holidays (regional)

Additional Leave for office closure: Additional leave on the afternoon of the 24th and the 31st December.

Weekly Hours: 40 

Location: Madrid, Spain - at our facility in Madrid

Annual bonus: Discretionary Annual Bonus 

EAP: Employee Assistance Program (EAP) with other benefits such as discount shopping portal.

Health Insurance: Discounted employee paid health insurance via the company (depending upon eligibility and your personal circumstances).

Full training provided

Great team spirit in the office and comfortable office environment 

Multi-cultural team and colleagues based globally