Privacy policy
PRIVACY POLICY
for the recruitment process
This Privacy Policy explains how AS Eleving Vehicle Finance (registration number 42103088260) (“Eleving”, “we”, “us”) processes information about you during the recruitment process when you apply for a vacancy at Eleving or any of our group entities (together – “Eleving Group”). You will also find information about your rights regarding the personal data you provide to us. If you have any questions regarding this Privacy Policy, contact us at [email protected] or write to our data protection officer at [email protected]
Your personal data controller is Eleving and that Eleving Group entity to whose vacancy you have applied.
1. What personal data we process and why?
When you apply for a position at Eleving or Eleving Group, we may process different types of personal data for multiple purposes. In some cases, when the particular position requires it, we may ask for additional information.
Reviewing your application
During the recruitment process, we process your personal data to evaluate your application and suitability for a particular position. For this purpose, we process the following data:
· your name, surname,
· contact details,
· other personal data in your CV, application or cover letter,
· information on your skills, experience, qualification and other information you have made publicly available on social networking sites such as LinkedIn,
· any other information you have added to the application, practical task and provided to us during the job interview or when you communicate with us.
We will process this information based on your consent and our legitimate interests to carry out the recruitment process and evaluate your application.
We do not require special category data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic, biometric, health data or data concerning person's sex life or sexual orientation. If you choose to provide such information, it will not be considered during the recruitment process, and we will process it according to this Privacy Policy.
Collection of references
If you have provided such information, we may contact your previous colleagues or other referees to find out more about your suitability for a particular vacancy. We will only contact the referees you have indicated. For this purpose, we will process the name, surname, contact details of the referee and the information provided about you. We will process this data based on your and the referee’s consent.
Protecting our interests and legal rights
In case we need to enforce or defend our legal rights or take part in any other legal process, we may process your name, surname, contact details and other personal data we may have collected about you during the recruitment process. We will process this information based on our legitimate interests to protect our rights, resolve disputes, prevent illegal activities such as fraud or abuse and protect our legal interests.
Conducting in-depth assessment of your professional reputation
Certain laws and regulations, which are applicable to us, stipulate that certain positions (for example, board members, risk managers, money laundering and anti-terrorist and anti-proliferation financing specialists) may not be held by persons with previous criminal convictions. Thus, if you apply to such position, we may ask you to provide details of your criminal conviction record and carry out an in-depth assessment of your professional reputation. During such assessment we may process information, which reveals:
· whether your act or omission has led to the declaration of bankruptcy or revocation of the license of another institution due to a decision of a financial supervisory authority,
· whether you have been convicted of a criminal offense and your criminal record has not been deleted from the Criminal Registry,
· whether you are covered by a legal or court order prohibiting you from doing business, holding a certain position, operating in a certain field of activity or doing certain business.
We will process this information to exercise our rights as an employer in the field of employment as well as based on our legitimate interests to ensure the requirements for specific positions as set in the applicable laws and to ensure the protection of the company's interests and activities. We may obtain the information from the documents and information submitted by you, as well as by carrying out our assessment of your professional reputation, including using publicly available data and other sources of information.
Given that this information is considered as special category of personal data, we carry out this processing with special care, ensuring limited access, security and performing impact and risk assessments.
3. Who can receive your personal data?
Your personal data will be available to that Eleving Group company, to whose vacancy you have applied. If you have submitted a general application to any open vacancy, your data may be used in other recruitment processes of that Eleving Group company, who has an open vacancy most suitable for you.
Your personal data may be shared with third parties who provide services during the recruitment process (for example, hosting and data storing services, HR tools, legal, IT and other advisors, when reasonably required). These service providers may only receive the minimum required amount of personal data and only when necessary. We will share your personal data only with such service providers who have undertaken to comply with confidentially requirements as well as obligations set out in applicable data protection laws and our cooperation agreements.
If any of the service providers are located outside the European Union or there are other legitimate reasons, we may need to transfer data outside the European Union. In such case, the personal data will be transferred in compliance with the requirements of the General Data Protection Regulation.
If there are any complaints about the recruitment process or we need to protect our legal rights, we may also share information with the relevant public authorities. We may need to share your information if we are required to do so in accordance with the applicable laws or we have received such request from a public authority.
4. How long do we keep your personal data?
If you have indicated that you are interested in other suitable vacancies or submitted a general application, then we will retain your personal data for 2 years. After this period, we will erase or anonymize your data and use it only for statistical purposes.
If you have indicated that you are not interested in other suitable positions, or you have revoked your consent, we will erase or anonymize your personal data 4 months after the end of the particular recruitment process.
We may continue to store copies of your personal data when reasonably necessary to comply with our legal obligations, to resolve disputes between us and/or to protect our legal interests.
5. Your rights
As a data subject you have certain rights in relation to the processing of your personal data.
You have the right to request access to your personal data. If you believe that the data, we have on you is outdated, incorrect or incomplete, you have the right to correct or amend it. You also have the right to data portability and receive your data for transmission to another controller. Under certain circumstances, you have the right to request restriction of processing.
If we process your personal data based on our legitimate interests, you have the right to object to such processing. If we receive such objection, we will no longer process your personal data, unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights and freedoms of the data subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.
You have the right to withdraw your consent for the processing of your data, which is based on consent. Revoking of consent will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
You can request erasure of your personal data. Please note that we will not be able to delete the data, which we are obliged to retain in accordance with applicable laws or which we require for the establishment, exercise or defence of legal claims.
You can exercise your rights by submitting your request in a written form to the email address [email protected]. We will evaluate such requests in accordance with the applicable law and will respond within 30 days.
Please note that we will need to verify your identity before we disclose any information, therefore we may ask you give us additional information.
Furthermore, if you believe that we have unlawfully processed your personal data, you have the right to submit a complaint to your respective data protection supervisory authority (in Latvia – Datu valsts inspekcija, [email protected]).
6. Privacy policy changes
We may occasionally amend this Privacy Policy. Any amendments will be posted on our website. The version of this Policy is effective as of 17 September, 2021.
Privātuma politika
personāla atlases procesā
Šī privātuma politika skaidro, kā AS Eleving Vehicle Finance (reģ. nr 42103088260) (“Eleving”, “mēs”) apstrādā jūsu personas datus personāla atlases procesā, kad piesakies kādai no vakancēm Eleving vai kādā no mūsu uzņēmumu grupas sabiedrībām (kopā – “Eleving Grupa”). Te atradīsiet arī informāciju par savām tiesībām attiecībā jūsu sniegtajiem datiem. Ja jums ir kādi jautājumi saistībā ar šo privātuma politiku, lūdzam sazināties ar mums, rakstot uz [email protected] vai rakstot mūsu datu aizsardzības speciālistam uz [email protected].
Jūsu personas datu pārzinis ir Eleving un tā Eleving Grupas sabiedrība, kuras vakancei esat pieteicies.
1. Kādus personas datus apstrādājam un kādēļ?
Kad jūs piesakāties kādai no Eleving vai Eleving Grupas vakancēm, mēs apstrādāsim dažādus jūsu personas datus dažādiem mērķiem. Noteiktos gadījumos, ja konkrētajai vakancei tas būs nepieciešams, mēs varam lūgt jums sniegt papildus informāciju.
Jūsu pieteikuma izvērtēšana
Atlases procesā mēs galvenokārt apstrādājam jūsu personas datus, lai izvērtētu jūsu pieteikumu un piemērotību konkrētajai pozīcijai. Šim mērķim mēs apstrādāsim sekojošus jūsu datus:
· vārdu, uzvārdu,
· kontaktinformāciju
· citus datus, kas iekļauti jūsu CV, pieteikuma vai motivācijas vēstulē,
· informāciju par jūsu prasmēm, pieredzi, kvalifikāciju un citus datus, ko būsiet darījis publiski pieejamus savos sociālo tīklu kontos, piemēram, LinkedIn,
· citu informāciju, kuru būsiet pievienojis savas pieteikumam, prakstiskajam uzdevumam vai citādāk nodevis mums darba intervijas laikā vai sazinoties ar mums.
Šos personas datus mēs apstrādāsim, balstoties uz jūsu sniegto piekrišanu un mūsu leģitīmo interesi veikt atlases procesu un izvērtēt jūsu pieteikumu.
Mums piemērojamie normatīvie akti nosaka, ka noteiktas amata pozīcijas (piemēram, valdes locekļi, risku vadītāji, noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas speciālisti) nevar ieņemt personas ar iepriekšēju sodāmību. Līdz ar to, ja esat pieteicies uz šādu vakanci, mēs varam lūgt sniegt datus par jūsu sodāmību un veikt jūsu profesionālās reputācijas padziļinātu izvērtējumu. Šāda izvērtējuma laikā mēs varam apstrādāt informāciju, kas norāda:
· vai jūsu darbība vai bezdarbība ir bijusi par iemeslu citas iestādes bankrota pasludināšanai vai licences anulēšanai pēc finanšu uzraudzības iestādes iniciatīvas,
· vai esat sodīts/-a par noziedzīga nodarījuma izdarīšanu un ziņas par jūsu sodāmību nav dzēstas no sodu reģistra,
· vai jums ir piemērots likumā vai tiesas nolēmumā paredzētais aizliegums nodarboties ar komercdarbību, ieņemt zināmu amatu, darboties zināmā darbības nozarē vai veikt uzņēmējdarbību.
Šo informāciju apstrādāsim, lai īstenotu mūsu kā darba devēja tiesības nodarbinātības jomā un balstoties uz mūsu leģitīmajām interesēm, lai nodrošinātu normatīvajos aktos noteiktās prasības konkrētajiem amatiem un nodrošinātu uzņēmuma interešu un darbības aizsardzību. Datus varam iegūt no jums, pamatojoties uz jūsu iesniegtajiem dokumentiem un ziņām, kā arī veicot profesionālās reputācijas nevainojamības pārbaudi, t.sk., izmantojot publiski pieejamo informāciju un citus informācijas avotus.
Ņemot vērā, ka šī informācija uzskatāma par īpašo kategoriju personas datiem, apstrādi veicam ar īpašu rūpību, nodrošinot tai ierobežotu piekļuvi, drošību, kā arī veicot ietekmes un risku izvērtējumu.
Mēs nelūdzam sniegt citus īpašo kategoriju personas datus (datus, kas atklāj rases vai etnisko piederību, politiskos uzskatus, reliģisko, filozofisko pārliecību, dalību arodbiedrībās, ģenētiskos, biometriskos vai veselības datus, datus par dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju). Ja jūs izvēlēsieties mums sniegt šādu informāciju, mēs to neizmantosim atlases procesā un apstrādāsim saskaņā ar šo Privātuma politiku.
Atsauksmju ievākšana
Ja būsiet sniedzis šādu informāciju, mēs varam sazināties ar jūsu bijušajiem kolēģiem un citiem atsauksmju devējiem, lai pārliecinātos par jūsu piemērotību konkrētajai vakancei. Mēs sazināsimies tikai ar tām kontaktpersonām, kuras jūs būsiet norādījis. Šim nolūkam mēs apstrādāsim atsauksmes devēja vārdu, uzvārdu un kontaktinformāciju, kā arī citus datus, kurus sarunas laikā sniegs par jums. Šos datus apstrādāsim, balstoties uz jūsu un atskauksmju devēja piekrišanu.
Mūsu interešu un tiesību aizstāvēšana
Gadījumos, ja mums būs nepieciešams celt prasību, aizstāvēt savas tiesības vai piedalīties kādā citā juridiskā procesā, mēs varam apstrādāt jūsu vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju un jebkādus citus jūsu personas datus, kurus būsim saņēmuši atlases procesā. Mēs apstrādāsim šo informāciju, balstoties uz mūs leģitīmajām interesēm aizstāvēt savas tiesības, risināt strīdus, novērst jebkādas pretlikumīgas darbības atlases procesā un pasargāt savas juridiskās intereses, ciktāl tas skar atlases procesu.
3. Kam dati var tikt nodoti?
Jūsu dati būs pieejami tai Eleving Grupas sabiedrībai, uz kuras vakanci esat pieteicies. Ja esat mums nosūtījis vispārēju pieteikumu jebkurai no atvērtajām vakancēm, mēs jūsu pieteikumu nodosim tai Eleving Grupas sabiedrībai, kurai būs jums piemērotākā vakance.
Mēs varam jūsu personas datus nodot trešajām pusēm, kuras mums sniedz noteiktus pakalpojumus personāla atlases procesā (piemēram, datu uzglabāšanas un izveitošanas pakalpojumus, HR rīkus, juridiskos, IT un citus pakalpojumus, ja pamatoti nepieciešams). Šie pakalpojumu sniedzēji var saņemt tikai minimālo personas datu apmēru un tikai, ja pamatoti nepieciešams. Mēs izmantojam tikai tādus pakalpojumu sniedzējus, kas ir apņēmušies ievērot konfidencialitātes prasības, kā arī citus pienākumus, kas noteikti mūsu savstarpējā sadarbības līgumā un piemērojamajos tiesību aktos datu aizsardzības jomā.
Ja kāds no šiem pakalpojumu sniedzējiem atrodas ārpus Eiropas Savienības vai pastāv kāds cits leģitīms iemesls, mēs varam jūsu personas datus nodot ārpus Eiropas Savienības. Šādā gadījumā personas dati tiks nosūtīti tikai saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām.
Ja tiek saņemta kāda sūdzība par atlases procesu vai mums ir nepieciešams aizsargāt savas tiesības, mēs varam nodot jūsu informāciju normatīvajos aktos norādītajām institūcijām. Mums var būt likumā noteikts pienākums nodot jūsu informāciju tiesībsargājošām iestādēm, kā arī valsts un pašvaldības institūcijām, ja esam saņēmuši attiecīgu pieprasījumu.
4. Cik ilgi apstrādājam datus?
Ja esat norādījis, ka vēlaties pieteikties visām piemērotajām vakancēm vai esat sniedzis vispārēju pieteikumu, mēs saglabāsim jūsu personas datus 2 gadus. Pēc šī perioda mēs dzēsīsim vai anonimizēsim jūsu datus un izmantosim tos tikai apkopotā veidā.
Ja esat norādījis, ka vēlaties pieteikties tikai uz konkrētu vakanci vai arī esat atsaucis savus piekrišanu, mēs dzēsīsim vai anonimizēsim jūsu datus 4 mēnešus pēc atlases procesa beigām.
Mēs varam saglabāt jūsu personas datu kopijas, ja tas pamatoti nepieciešams, lai izpildītu mums likumā noteiktu pienākumu, risinātu savstarpējos strīdus saistībā ar atlases procesu un/vai aizsargātu savas likumīgās intereses.
5. Jūsu tiesības
Kā datu subjektam jums ir noteiktas tiesības attiecībā uz jūsu personas datu apstrādi.
Jums ir tiesības lūgt piekļuvi saviem personas datiem. Ja uzskatāt, ka jūsu dati, kas ir mūsu rīcībā, ir novecojuši, nepareizi vai nepilnīgi, jums ir tiesības lūgt tos labot. Jums ir arī tiesības uz savu personas datu pārnesamību un saņemt savus datus to pārnešanai citam pārzinim. Noteiktos gadījumos jums ir tiesības lūgt savu datu apstrādes ierobežošanu.
Ja esam jūsu personas datus apstrādājuši, balstoties uz mūsu leģitīmajām interesēm, jums ir tiesības iebilst pret šādu datu apstrādi. Ja saņemsim šādu iebildumu, mēs jūsu datu apstrādi pārtrauksim, ja vien konkrētajā gadījumā norādīsim uz pārliecinošiem leģitīmiem apstrādes iemesliem, kas ir svarīgāki par datu subjekta interesēm, tiesībām un brīvībām, vai, lai celtu, īstenotu un aizstāvētu savas likumīgās prasības.
Jums ir tiesības atsaukt savu piekrišanu tādai datu apstrādei, kas balstās uz jūsu sniegto piekrišanu. Piekrišanas atsaukšana neietekmēs minētās apstrādes likumīgumu pirms piekrišanas atsaukuma.
Jūs varat lūgt savu datu dzēšanu. Lūdzu, ņemiet vērā, ka mēs nevarēsim dzēst tos jūsu personas datus, kurus mums ir pienākums saglabāt saskaņā ar piemērojamajiem normatīvajiem aktiem vai kuri mums ir nepieciešami juridisko prasību celšanai, uzturēšanai vai aizstāvībai.
Jūs varat izmantot kādas no savām tiesībām, sniedzot mums pieprasījumu, rakstot uz e-pasta adresi [email protected]. Mēs izvērtēsim jūsu pieprasījumu saskaņā ar piemērojamiem normatīviem aktiem un sniegsim atbildi 30 dienu laikā.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka mums var būt nepieciešamība pārliecināties par jūsu identitāti pirms sniedzam jums informāciju.
Ja uzskatāt, ka neesam pildījuši savas personas datu apstrādes pienākumus vai citādāk aizskāruši jūsu tiesības uz datu aizsardzību, jums ir tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei (Latvijā – Datu valsts inspekcijai, [email protected]).
6. Privātuma politikas izmaiņas
Mēs varam ik pa laikam grozīt šo Privātuma politiku. Jebkādas izmaiņas tiks publicētas mūsu mājaslapā. Šī Privātuma politika ir spēkā no 2021.gada 17 septemebra.